Kaum einer von uns hätte noch vor ein paar Wochen geglaubt, dass es das Thema Homeoffice doch schafft, vom eher ungeliebten Stiefkind der Unternehmenskultur zum regelrechten Chartstürmer zu mutieren. Die Corona-Pandemie hat es tatsächlich geschafft, Millionen von Mitarbeitern in den eigenen vier Wänden werkeln zu lassen. Und gerade da stellt sich natürlich die Frage, wie man produktiv und vor allem zeitsparend und effizient die vielen Besprechungen aus dem Unternehmensalltag ins Homeoffice überträgt.
Telefonkonferenzen sind dabei eine Möglichkeit, mit mehr als nur einem Gesprächspartner zu kommunizieren. Doch sobald die Themen komplexer werden und Details in Schriftsätzen oder Konstruktionszeichnungen besprochen werden müssen, kommt auch dieser Kommunikationskanal an seine Grenzen. Die nächste Evolutionsstufe in der digitalen Kommunikation ist die Videokonferenz, deren Nutzung in diesen Tagen nahezu genauso ansteigt, wie sich Covid19 in der Bevölkerung verbreitet.
Natürlich kann die Videokonferenz den Kontakt untereinander erleichtern und auch die Zusammenarbeit deutlich effizienter machen. Sie kann aber auch die Kommunikation untereinander mit einer Fülle von Fallstricken erschweren und auch Ihre Professionalität in Frage stellen. Die unaufgeräumte Küche mit der halbleeren Weinflasche vom Vorabend, die im Hintergrund zu sehen ist. Das lärmende Kind, das mit seinen Spielgefährten durchs Homeoffice tobt oder der auf dem Desktop noch offene Facebook-Beitrag zu einem delikaten Thema, der beim Teilen der Präsentation irrtümlich für den Kollegen sichtbar wird. All das wird von den Kollegen und Chefs, wie bei einem plötzlichen und unvorbereiteten Hausbesuch registriert und bewertet.
Natürlich gilt auch hier:
Wer sich vergisst vorzubereiten, wird vergessen.
Wer sich gut vorbereitet minimiert seinen eigenes Stresslevel und arbeitet darüber hinaus deutlich zeitsparender in dieser neuen Kommunikationsumgebung.
Wer in diesen Zeiten einen kompetenten und sicheren Eindruck hinterlässt, sammelt Pluspunkte - bei Kollegen und Führungskräften.
Lesen Sie in diesem Dossier, mit welchen kleinen Tipps und Hilfen Ihnen der Einstieg in die digitale Kommunikation gelingen kann.
Der Autor Peter Gesser beschäftigt sich seit über 20 Jahren intensiv mit dem Thema digitale Kommunikation. Als Berater und Trainer hat er dabei zahlreiche Callcenter für Institute in der Sparkassen Finanzgruppe aufgebaut oder weiterentwickelt und Mitarbeiter und Trainer für diese Aufgabe qualifiziert. In den letzten zehn Jahren bildete sich mit den Themen Videoberatung und Videokonferenzen ein weiterer Schwerpunkt heraus. Der Aufbau digitaler Beratungszentren für Finanzdienstleister ist dabei ein weiterer Themenschwerpunkt. Zahlreiche Fachartikel und Bücher dokumentieren die Fachexpertise.
Ton und Bild ok?
Die technischen Hürden sind in den letzten Jahren deutlich niedriger geworden. Nahezu jedes digitale Endgerät wie Notebook, Tablet oder Smartphone verfügt über eine Kamera, die auch den Videokontakt ermöglicht. Eine externe Webcam über den USB-Anschluss auch mit einen Desktop zu verbinden ist dank moderner Gerätetreiber kein Hexenwerk und auch mit Preisen deutlich unter 50 € für nahezu jeden erschwinglich.
Achten Sie bei Videokonferenzen darauf, einen akzeptablen Ton zu produzieren. Wird das gesprochene Wort nicht verständlich übertragen, ist das für alle anderen Teilnehmer äußerst anstrengend. Genau das ist auch der Grund, warum bei den meisten professionellen Videokonferenzlösungen die Möglichkeit geboten wird, die Tonspur über eine parallele Einwahl über das Telefon in die Konferenz zu übertragen. Die Tonqualität ist dann meist nicht ganz so klar brillant, dafür aber frei von Echos oder Unterbrechungen.
Ursache für diese Tonprobleme kann neben der Soundkarte eine nicht ausreichende Bandbreite im Netz sein. Sorgen Sie daher dafür, dass in Ihrem Homeoffice alle weitere Netzaktivitäten, wie z.B. das Streamen von Videos auf den Bildschirm im Wohnzimmer oder der parallele Down- oder Upload von Daten am Rechner für die Zeit der Konferenz unterbunden werden. Überprüfen Sie an Ihrem Rechner vorher die Funktion Ihres Mikrofons in den Einstellungen der Systemsteuerung des Gerätes. Korrigieren Sie dabei die Mikrofonempfindlichkeit und die Lautstärke Ihres Lautsprechers.
Der beste Tipp für guten Ton: Nutzen Sie ein Headset. Bei Mobiltelefonen und Tablets wird das bereits mitgeliefert. Für den Desktoprechner gibt es günstige USB-Headsets, die für eine bessere Kommunikation in der Konferenz sorgen. Profis arbeiten in Videochats mit separaten Telefon-/Videokonferenzlautsprechern. Diese verfügen über optimierte Raummikrofone und eine Echounterdrückung. Geräte wie das Jabra speak oder das Sennheiser SP sind in unterschiedlichen Ausstattungsvarianten zu Preisen ab 100 € erhältlich.
Ein Tipp für den Konferenzleiter: Machen Sie zu Beginn der Videokonferenz mit jedem Teilnehmer eine kurze Sprechprobe.
Die Bildschirmgröße ist bei Videokonferenzen aufgrund der zu teilenden Bildschirminhalte ein weiteres Kriterium. Mit dem Smartphone an einer Videokonferenz teilzunehmen ist wohl möglich, aber nur in Ausnahmefällen eine praktikable Lösung. 10 Zoll, also die Größe eines Tablets, ist die Mindestanforderung für eine effiziente Beteiligung. Idealerweise haben Sie Ihr Tablet oder Ihr Notebook mit einem größerem Bildschirm mit z.B. 21-24 Zoll gekoppelt.
Der Moderator einer Videokonferenz sollte an seinem Arbeitsplatz möglichst mit zwei Bildschirmen arbeiten, um ausreichend Platz für die Vorbereitung und Ablage der Dokumente, die in der Konferenz besprochen werden sollen, zu haben. Sie haben keine zwei Bildschirme zu Hand, haben aber neben Ihrem Desktop oder Notebook noch ein Tablet zur Verfügung? Mit einer App wie Duet nutzen Sie Ihr Apple- oder Android-Tablet als Zweitmonitor. In der Bildschirmsteuerung sollten sie dann natürlich die Einstellung "Anzeige erweitern" auswählen.
Ein gutes Raumgefühl
Wenn Sie im Homeoffice an einer Videokonferenz teilnehmen, machen alle anderen Teilnehmer einen Hausbesuch bei Ihnen. Sorgen Sie also dafür, dass alles, was ablenken oder einen schlechten Eindruck erzeugen kann vermieden wird. Überlegen Sie, was im Blickwinkel der Kamera noch alles so zu sehen ist und räumen Sie Ihr Umfeld auf. Entfernen Sie auch von Ihrem Schreibtisch alles, was nicht mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zu tun hat.
Achten Sie darauf, dass Sie gut zu sehen sind. Sich selbst vor einem Fenster zu positionieren ist dabei keine gute Idee. Der Ausblick in den Garten mag wohl eine angenehme Atmosphäre verbreiten. Allerdings sorgt das helle Tageslicht dafür, dass die Belichtungsautomatik der Kamera zuzieht und Ihr Gesicht im Dunklen versinkt. Am besten ist ein neutraler Hintergrund, vielleicht eine Wand vor der Sie sich positionieren. Sollten Sie häufiger Videokonferenzen leiten oder Schulungen als Webinar durchführen helfen auch diese Profitipps zur Raumausstattung weiter.
Störungen ausschalten
Sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung, damit Sie in Ihrer Konzentration nicht unterbrochen werden. Der an der Tür klingelnde Paketbote, lärmende Kinder, Unterbrechungen durch auf den Desktop eintreffende Mails oder klingelnde Mobiltelefone stören nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kollegen. Machen Sie die Tür zu und bringen Sie ein Schild "nicht stören" von außen an. Stellen Sie das Telefon um und das Mobiltelefon auf stumm. Deaktivieren Sie die automatischen Benachrichtigungsfunktionen auf Ihrem Rechner. Tablets und Smartphones bieten hierzu einen "nicht-stören-Modus" an, der mit einem Klick alle Benachrichtigungsfunktionen abschaltet.
Ich versteh nur, was ich seh'
Für eine kurze Abstimmung untereinander im Team reicht die Telefonkonferenz. Wenn Sie im Team jedoch an komplexen Themenstellungen arbeiten, kommen Sie an der Visualisierung der Besprechungsinhalte nicht vorbei. Vor diesem Hintergrund bieten die gängigen Videokonferenzlösungen auch Optionen wie Whiteboard, Screensharing oder Co-Browsing an.
Mit einem Whiteboard können Sie Gesprächsergebnisse wie auf einem Flipchart zusammenfassen und für alle Teilnehmer auf diesem Weg Ergebnisse sichtbar machen. Auch eine kurze Skizze mit der Maus als virtuellem Zeichenstift ist dabei möglich.
Profis nutzen hier auch Grafik Tablets wie das Wacom one, um möglichst flexibel und handschriftlich eigene Skizzen zu erstellen und Anmerkungen oder Markierungen in Dokumenten anzubringen. Das Tablet wird dabei wie ein dritter Bildschirm in die Arbeitsumgebung integriert, was natürlich meine virtuelle Aktions- und Arbeitsfläche deutlich erweitert.
Doch auch ohne Grafik Tablet kann ich mit meiner Maus und Tastatur Visualisierungen, Anmerkungen und Markierungen zur Verdeutlichung des gesprochenen Wortes einsetzen. Achten Sie als Moderator daher darauf, dass alles, was Sie am Bildschirm zeigen auch bei Ihren Gesprächspartnern mit einer lesbaren Größe projiziert wird. Gerade wenn Sie komfortabel an einem 24 Zoll Bildschirm sitzen, sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Teilnehmer mit deutlich kleineren Endgeräten, zum Beispiel mit einem 10 Zoll Tablet online sind.
Daher gilt für das Screensharing, also dem teilen von Bildschirminhalten oder einzelnen Programmfenstern, dass die Inhalte gut lesbar sind und die Projektionsfläche optimal ausgenutzt wird. Zu teilende Dokumente sollten daher idealerweise im Querformat angelegt werden. Sollte das nicht gehen, da Sie diese nicht vorher selbst erstellen können oder modifizieren wollen, können Sie auch Dokumente im Hochformat teilen. Präsentieren Sie diese dann allerdings so stark vergrößert, dass Sie ggf. nur die halbe Seite übertragen und dann mit der Taste "Page down" die Inhalte des unteren Teils im zweiten Schritt präsentieren.
Wenn Sie Präsentationen oder Dokumente für die Videokonferenz erstellen, gelten als Faustregeln:
Anlage im Querformat - optimal meist 16:9
Orientierung an der Rahmenbedingung "Lesbar auf 10 Zoll Tablets"
Schriftgröße 18-24 Pt.
Inhalte reduzieren - Schlagworte statt ganze Sätze
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
Wenn Sie z.B. mit der Standard Anwendung Power Point arbeiten, verzichten Sie auf alle Animationen und optischen Gimmicks. Diese werden durch das Übertragungsverfahren ohnehin nicht übermittelt und führen schlimmstenfalls zu Irritationen bei den Teilnehmern.
Vorbereitung und Zeitplanung
Ein unbedingtes "Muss" bei Videokonferenzen mit mehreren Besprechungspunkten ist die Agenda, die den Teilnehmern natürlich schon vor Beginn zugehen muss. Ein Muster für die Einladung zu einer Telefon- und Videokonferenz finden Sie hier.
Verwenden Sie auch hier etwas mehr Akribie darauf, Besprechungspunkte inhaltlich und auch die notwendigen Unterlagen dazu vorzubereiten. Teilnehmer oder Moderatoren, die während der Videokonferenz erst umständlich in Ihren persönlichen Ordnern nach der Excel-Tabelle oder Präsentationen und Besprechungsprotokollen suchen müssen, sind für einen reibungslosen Ablauf eher kontraproduktiv.
Ebenso muss die Aufnahme- und Konzentrationsfähigkeit berücksichtigt werden. Das geflügelte Wort "Du darfst über alles reden, nur nicht über eine Dreiviertelstunde", gilt gerade bei der Planung von Videokonferenzen. Sollte die Besprechung länger dauern, planen Sie Kaffee- und Toilettenpausen in der Agenda mit ein. Das fördert die Konzentration und sichert die zielorientierte Abarbeitung der Tagesordnungspunkte.
10 Minuten vor Beginn
Planen Sie etwas Zeit für die persönliche Borbereitung ein und wählen Sie sich nicht erst pünktlich zur festgesetzten Uhrzeit ein. Als Moderator und Organisator halten Sie den Besprechungsraum bereits 10 Minuten vor dem geplanten Start offen.
Nehmen Sie sich Zeit, um die Audio- und Videoleitung nach Aufbau der Verbindung auf Funktion zu testen. Sollte schon ein Teilnehmer im Raum anwesend sein, checken Sie untereinander die Verständlichkeit in der Audioverbindung. Richten Sie Ihre Webcam so ein, das Sie vollständig im Bild zu sehen sind. Oberhalb des Kopfes sollte eine Handbreit Platz sein. Der untere Kameraausschnitt sollte in etwa bis zum Bauchnabel reichen, so dass bei Ihren Gesprächsbeiträgen auch die Gestik erkennbar wird.
Vermeiden Sie bei Kamerapositionierung sowohl die Vogel- als auch die Froschperspektive. Die Kamera sollte auf Augenhöhe positioniert sein, so wie Sie auch inhaltlich den Kollegen begegnen wollen.
Achten Sie auf eine angenehme Ausleuchtung des Kamerabildes. Schalten Sie ggf. Licht hinzu. Beachten Sie. dass ausschließlich Licht aus der Deckenbeleuchtung Schattenringe unter den Augen produzieren kann. Profis nutzen seitlich angebrachte Videolampen für eine professionelle Ausleuchtung des Kamerabildes. Als gelegentlicher Teilnehmer an solchen Konferenzen reicht vielleicht eine seitlich positionierte Stehlampe aus. Licht von vorne, hinter dem Monitor, wird dabei ausdrücklich nicht empfohlen, da die Blendwirkung zu groß ist.
Disziplinieren Sie sich
Eigentlich selbstverständlich, aber in der Videokonferenz noch wichtiger. Bei Zusammenkünften mit mehr als 4 oder 5 Teilnehmern ist es sinnvoll, die Mikrofone nur nach vorheriger Aufforderung einzuschalten. Selbst wenn Sie keinen Beitrag haben, kann es sein, das Ihr Mikrofon Störgeräusche in den Raum sendet. Bei mehr als 4 oder 5 Teilnehmern ist eine gestraffte und konsequente Moderation notwendig. Weisen Sie als Moderator die Teilnehmer auf diese Besonderheit vorher hin. Als Teilnehmer: Warten Sie bis Ihnen das Wort erteilt wird, also der Staffelstab an Sie weiter gegeben wird.
Viele Videokonferenzlösungen haben vor diesem Hintergrund separate Schalter für das Einschalten des Mikrofons. Darüber hinaus weitere Symbole, die im Raum aktiviert werden können, und dem Moderator zeigen, dass Sie eine Wortmeldung haben.
In Webinaren, also in virtuellen Klassenzimmern, finden Sie als Teilnehmer darüber hinaus Buttons, mit denen Sie Applaus, Zustimmung oder Ablehnung signalisieren können. Diese sozialen Interaktionen sind auch in Videokonferenzen nötig. Bei größeren Gruppen haben Sie meist die Möglichkeit, das in den vielen Anwendungen enthaltene Chatfenster zu nutzen. Stellen Sie eine Frage und bitte Sie die Teilnehmer um ein kurzes Ja oder Nein als Textnachricht. Das erleichtert das Einholen von Meinungen und Stimmungen.
Bei neuen oder mit Videokonferenzen unerfahrenen Teilnehmern nehmen Sie sich als Moderator kurz Zeit, die Grundfunktionen der Anwendung zu erläutern. Lassen Sie die Teilnehmer ruhig das Eine oder Andere ausprobieren, bevor Sie in die inhaltliche Bearbeitung der Themen einsteigen.
Als Moderator sollten Sie daher den Ablauf so gestalten, dass die Teilnehmer von Ihnen gezielt zu den Fragestellungen aktiviert und zur Stellungnahme aufgefordert werden. Zu lange Vorträge und Monologe führen zwangsläufig dazu, dass sich der Teilnehmer von anderen Aktivitäten ablenken lassen. So wird dann nebenbei der Maileingang gecheckt oder im Internet gesurft - die anderen sehen halt nicht, was man so tut. Die soziale Kontrolle ist nicht vorhanden.
Wird das Handy nicht für den Audiokanal benötigt, so schalten Sie es ab, oder legen es lautlos weit entfernt von Ihnen ab. Das nicht nur, um nicht abgelenkt zu werden. Nein, die Technik produziert auch Störimpulse, die in den Lautsprecher und in das Mikrofon einstreuen.
Achten Sie darauf, dass während der Videokonferenz nur die Anwendungen auf Ihrem Desktop geöffnet sind, die für die Bearbeitung der Themen notwendig sind. Das verbessert die technische Performance Ihres Systems und beugt Abbrüchen und Systemabstürzen vor. Mein Tipp: Achten Sie darauf, welche Tabs und Programme auf Ihrem Desktop geöffnet sind und vermeiden Sie so peinliche Einblicke in Ihr Privatleben. Oder wollen Sie, das die kurze Mailnachricht an Ihre Liebste oder Liebsten, in Ihrem Outlook-Ordner für alle anderen Teilnehmer beim Teilen eines Bildschirminhalts aus Versehen für andere sichtbar wird?
