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Sie regen mich nicht auf!
Reklamationen am Telefon - Teil 2

97/2013


Editorial

Liebe Leser,

ich habe mich gestern auch beschwert: Beim Wettergott! Ich bin mir allerdings ziemlich sicher, dass diese Beschwerde keine Wirkung zeigen wird. Und wenn doch, dann ist das mit großer Wahrscheinlichkeit nicht auf meine Reklamation zurückzuführen.

Ganz anders sieht das natürlich in unseren Unternehmen aus...zumindest sollte es so sein. Warum? Darüber erfahren Sie an dieser Stelle etwas mehr.

Viel Spaß beim Lesen und einen schönen (hoffentlich baldigen) Frühlingsbeginn wünscht Ihnen Ihr

Peter Gesser


Beschwerden sind Chancen

Beschwerdesituationen sind Konfliktsituationen. Im Chinesischen gibt es für den Konflikt, die Krise, das abgebildete Schriftzeichen. Dieses setzt sich aus den beiden Symbolen für „Risiko“ und „Chance“ zusammen. Hier wird deutlich, dass jeder Konflikt nicht nur eine Bedrohung, sondern auch eine Chance darstellt, unsere bisherigen Vorgehensweisen zu verändern und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unseren Service permanent einer Überprüfung zu unterziehen. Ein beschwerender Kunde gibt uns die Chance, das zu erkennen. Man kann sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: „Der beste und kostengünstigste Unternehmensberater für mein Unternehmen ist ein sich beschwerender Kunde.“

Beschwerden: Die kostengünstigste und wirkungsvollste Unternehmensberatung

Auf der anderen Seite kann ein wenig kundenorientierter Umgang mit Beschwerden verheerende Folgen haben. So wird immer wieder die Geschichte des Kunden eines japanischen Unternehmens angeführt, der das Beschwerdegespräch mit einem Mitarbeiter in der telefonischen Hotline mitgeschnitten hatte und aus lauter Verärgerung über den Umgang mit seiner Beschwerde diesen Audiomitschnitt ins Internet gestellt hat. Dieser Internetlink wurde innerhalb von zwei Monaten über eine Millionen Mal angeklickt. Schätzungen gehen davon aus, dass dem Unternehmen dadurch ein finanzieller Schaden in Höhe von mehreren Millionen Euro entstanden ist.
Untersuchungen des Kundenverhaltens bei Beschwerden haben gezeigt:

  • Nur ein Teil der Kunden geht überhaupt den Weg der Beschwerde. Sie scheuen gerade in dieser unerfreulichen Situation wechselnde Ansprechpartner im Unternehmen und das Zuschieben von Verantwortung und Zuständigkeiten. Viele melden sich erst gar nicht bei der Firma, weil Ihnen der Aufwand zu hoch ist oder weil Ihnen solche Situationen eher unangenehm sind. Der Ärger jedoch bleibt.
  • Kunden, die mit einem Unternehmen unzufrieden sind, teilen Ihre negativen Erfahrungen sieben Mal häufiger anderen Menschen mit, als sie es mit positiven Erfahrungen tun würden. Negative Mundpropaganda kostet viele Unternehmen mehr Geld, als in zehn Geschäftsjahren für Werbung aufgewendet wird.
  • Kunden, die positive Erfahrungen mit der Behandlung ihrer Beschwerde gemacht haben, sind treue und loyale Kunden. Sie wechseln seltener und sind weniger preissensibel.

Für das Unternehmen ergeben sich aus diesen Erkenntnissen logische Schlussfolgerungen:

  • Beschwerdekanäle öffnen: Ich muss es dem Kunden so leicht wie möglich machen, seine Beschwerde bei den Mitarbeitern des Unternehmens loszuwerden.
  • Beschwerden als Teil der Unternehmenskultur: Die Beschwerdephilosophie des Unternehmens muss definiert sein und den Kunden und Mitarbeitern kommuniziert werden.
  • Führungsverhalten und Beschwerdemanagement: Mitarbeitern muss das Gefühl gegeben werden, dass Beschwerden „erwünscht“ sind. Mitarbeiter, die Angst vor Konsequenzen haben müssen, übernehmen keine Verantwortung für Fehler und Kunden.
  • Standards zur Beschwerdebearbeitung: Für die klassischen Situationen müssen Arbeitsverfahren und -standards zur Beschwerdebearbeitung definiert sein. Hierzu gehört es auch, Mitarbeitern für die Bearbeitung der Situationen Kompetenzen zu geben.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld und Energie es kostet, einen Kunden langfristig und treu an Ihr Unternehmen zu binden? Wie viel Geld Sie von der Neukundengewinnung bis zur Kundenbetreuung über Verkaufsfördermaßnahmen, Kundenbindungsprogramme und Werbung investieren?

Eigentlich bin ich ganz anders - Meine Konfliktkompetenzen 

Doch richten wir zunächst einmal den Blick auf unser eigenes Konfliktverhalten. Ich lade Sie an dieser Stelle zu einem kleinen Test Ihrer Konfliktkompetenzen ein. Drucken Sie sich die kleine Tabelle aus und bearbeiten Sie diese. Entscheiden Sie sich bei den Sätzen in jeder Zeile, zu welcher Aussage Sie eher neigen, und machen Sie ein Kreuz in der entsprechenden Spalte.



Für diesen Test gibt es natürlich kein Punktschema zur Auswertung. Je häufiger ich meine Antwortkreuze im rechten Bereich der Skala angebracht habe, um so mehr sollte ich mein Verhalten in Beschwerdesituationen kritisch reflektieren.

Gedankliche Lösungsansätze für den Umgang mit mir selbst und mit Konflikten

 
Aus dem Test kann ich natürlich erste Lösungsansätze für den Umgang mit Konflikten und Beschwerdesituationen ableiten.

Als Tatsache anerkennen:

  • Konflikte sind unvermeidbar und
  • haben oft positive Funktionen

Einsicht haben:

  • Konflikte sind leichter lösbar, wenn einer bereit ist, sich zu bewegen.
  • Widerstände werden geringer bei Verständnis und signalisierter Veränderungsbereitschaft der eigenen Person.
  • Viele Konflikte entstehen nicht durch unüberbrückbare Interessenunterschiede, sondern durch gelerntes Denken.

Gelerntes Denken kritisch reflektieren:

Es gibt nur

  • eine Wahrheit
  • einen Schuldigen
  • einen Sieger

Lesen Sie im dritten Teil, wie Ihr eigener Verhaltenssil Ihr Beschwerdeverhalten beeinflusst und welche "goldenen Regeln" greifen.
 
Der dritte Teil erscheint in ca. 4 bis 6 Wochen.

Seminartipp:

„Bloß nicht dran vorbei gehen - Cross Selling am Servicetelefon!"

Die Anforderungen an die Mitarbeiter in Sparkassen-Call-Centern steigen. Stand in der Vergangenheit der Gedanke der Service-Orientierung oftmals im Vordergrund, so werden diese Vertriebseinheiten künftig in die Rolle eines Profit-Centers hineinwachsen. Vertriebs- und Cross-Sellingansätze erkennen, den Kunden aktiv auf seinen Bedarf ansprechen, ihn situativ auf einen Berater überzuleiten und eine fallabschließende Bearbeitung der meisten Geschäftsvorfälle. Diese Schlagworte skizzieren die Aufgabenstelleung des Agents in der Vertriebseinheit Sparkassen-Call-Center.

Zielgruppe:

  • Sparkassenmitarbeiter im Sparkassen-Call-Center (In- und Outboutbound)
  • Kundenberater mit Telefonkontakten

Termin an der Westfälisch-Lippischen Sparkassenakademie Münster:

27.5.2013

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Buchtipp:

Ganz einfach...erfolgreich telefonieren
Autor: Peter Gesser,
Deutscher Sparkassenverlag Stuttgart 2010
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Überarbeitet und neu:

Das Modulkonzept für Inhouse-Seminare ... incl. webbasierter Aufgaben- und Kompetenzanalyse

"Ganz einfach...sich selbst managen - Selbstmanagement-Modulkonzept"

Individuelles Lernen, keine Seminarinhalte nach dem Gießkannenprinzip, maßgeschneiderte Inhalte…das sind die Anforderungen der Personalentwicklung an moderne, zeitgemäße und effiziente Wissensvermittlung. GESSER.biz hat sich schon immer diesen Anforderungen gestellt und das Thema Selbstmanagement in den letzten 15 Jahren konsequent weiter entwickelt. Die neueste Entwicklung ist der webbasierte Aufgaben- und Kompetenzcheck, der dem Lernenden eine effiziente Vorbereitung des Seminars ermöglicht. Lesen Sie mehr hier:

 

Aktuelle Termine

Termine offene Seminare 2013 in Kooperation mit der Sparkassenakademie Münster 

Titel

Zielgruppe

Dauer

Termin

 

Ganz einfach...sich selbst managen
Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement 
Führungskräfte
Mitarbeiter
2 Tage

23. - 24.9.2013

Delegieren - aber richtig!
Wege zur optimalen Teamorganisation

 

Führungskräfte
Projektleiter und Fachkräfte, mit künftigen Führungsaufgaben
1 Tag 14.10.2013 

Ganz einfach…erfolgreich telefonieren 

Telefon-Basistraining 

Agents Call-Center

Teamleiter Call-Center

2 Tage

 

15. - 16.10.2013

Bloß nicht dran vorbei gehen - Cross Selling am Servicetelefon
Telefon-Aufbautraining

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Teamleiter Call-Center

1 Tag

27.5.2013
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2x2 Tage Seminar
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BS 1 4..-5.6.2013
BS 2 individuell
BS 3 5.-6.11.2013
BS 4 individuell 
S-CCQT 2013
Die Callcenter Fachtagung
Teamleiter
Trainer 
2 Tage 28. - 29.11.2013


 

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