GESSER-Newsletter

Sie regen mich nicht auf!
Reklamationen am Telefon

96/2012


Editorial

Liebe Leser,

ja...das Erscheinungsdatum des letzten Newsletters liegt schon einige Monate zurück. Und natürlich haben mich schon einige Nachfragen erreicht, wann denn mit dem nächsten Artikel zu rechnen ist. Zum Anfang des Monats erscheint denn nunmehr auch der aktuelle Newsletter. Die Zwangspause hatte einen gewichtigen Grund, denn in wenigen Wochen erscheint im Sparkassenverlag die neue, überarbeitete Buchreihe zum Thema Selbstmanagement. Drei Bücher prallvoll mit neuen und alten Tipps rund um das Thema Selbstmanagement, aktuellen Anwendungstipps für die Zeit- und Aufgabenplanung unter Lotus Note 8.5 und Microsoft Outlook 2010/2013. Reinschauen wird sich lohnen. Mit dem Erscheinungstermin erhalten Sie an dieser Stelle einen ersten Einblick in die neuen Bücher.

Nachdem Sie in den letzten Newsletterbeiträgen viele Informationen zum Thema Delegation lesen konnten, wende ich mich nun einmal wieder dem Thema "Service" zu. Und die kleine Newsletterreihe zu unserem speziellen Thema "Reklamationen" ist nicht nur für Telefonprofis spannend. Viele Ansätze können auch in unserem eigenen persönlichen Umfeld umgesetzt werden.

Ach ja...und wer mehr dazu wissen will? Am 12.3.2013 können Sie das Thema mit mir im Rahmen des gleichnahmigen Seminars an der Sparkassenakademie Münster besprechen. Einige wenige Plätze sind noch frei. Rufen Sie mich einfach an.

Viel Spaß beim Lesen und einen schönen Frühlingsbeginn wünscht Ihnen Ihr

Peter Gesser


Sie regen mich nicht auf!
Teil 1

Der Umgang mit Beschwerden und Reklamationen ist eines der schwierigsten Themen für Mitarbeiter im Service. Warum das so ist, erschließt sich, wenn wir uns die mögliche emotionale Situation der beiden beteiligten Parteien (Mitarbeiter, der die Beschwerde entgegennimmt und Kunde, der die Beschwerde äußert) einmal näher ansehen.

 Situation des MItarbeiters Situation des Kunden
Fühlt sich hilflos Fühlt sich hilflos
Angst vor Täuschung durch den Kunden Angst vor Ablehnung durch den Mitarbeiter
Frustriert Enttäuscht
Ärger Wut
Fühlt sich nicht zuständig/verantwortlich Will ernst genommen werden
Fühlt sich unter Druck gesetzt Hat Druck
Hat keine Entscheidungskompetenz Will eine Entscheidung
Ist überrascht Ist ratlos
Fühlt sich überfordert Fühlt sich machtlos
Empfindet Stress Empfindet Stress

Diese kleine Gegenüberstellung macht deutlich, warum Beschwerden sowohl beim Kunden als auch beim Servicemitarbeiter unbeliebt sind. Schon diese Erkenntnis, dass der sich beschwerende Kunde in einer ähnlichen Situation ist wie Sie, macht es Ihnen leichter, mit der Situation umzugehen.
Servicequalität hat natürlich viel mit der eigenen Einstellung und Motivation zu tun. Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben eine Beschwerde und an der Schranktür hinter ihrem Ansprechpartner klebt einer der folgenden Sprüche: 

  • Der Kunde ist König, aber die Monarchie wurde bekanntlich abgeschafft!
  • Alle Kunden sind gleich - mir jedenfalls!
  • Bei uns wird Kundenfreundlichkeit groß geschrieben. Wir schätzen es nämlich, wenn unsere Kunden freundlich sind!
  • Bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt - und damit allen im Weg!

Sagt Ihnen das nicht schon alles? Sie meinen, das ist leicht übertrieben? Achten Sie doch selbst einmal auf Türen, Schränke oder schwarze Bretter in den internen Bereichen von Unternehmen. Sie werden sich wundern.
Eine abwehrende, auf Verteidigung ausgerichtete Einstellung mindert automatisch Ihre Chancen, eine für beide Seiten tragbare Lösung zu erreichen. Als Positivbeispiel gebe ich eine Situation wieder, die mir einer meiner Kollegen vor einiger Zeit in einem Gespräch schilderte:

"Ich kann es einfach nicht verstehen, nein, ich gehe sogar noch einen Schritt weiter: Ich kann es nicht leiden: diese Frage nach dem Bon. Kaum habe ich gesagt, dass ich ein Hemd umtauschen möchte, werde ich als Erstes gefragt, ob ich den Kassenbon dabei habe. Warum nur?? Das Hemd ist noch original verpackt, die Marke wird in diesem Geschäft geführt. Ein guter Verkäufer könnte sofort sehen, dass wahrscheinlich alles in Ordnung ist. Nicht, dass wir uns falsch verstehen, ich finde es ist okay, mich nach dem Bon zu fragen. Aber bitte, nicht am Anfang des Gespräches.

Doch hier ein Positivbeispiel, das ich selbst erlebt habe: Ich reklamierte ein Hemd, das an der Manschette eingerissen war. Direkt an der Naht. Der Verkäufer sah sich das Hemd an, stellte fest, dass es noch recht neu war und die Marke in seinem Geschäft geführt wird. Er fragte mich nicht nach dem Bon. Er entschuldigte sich bei mir für die Unannehmlichkeiten, die mir der Umtausch verursacht, und sagte nach nur Sekunden dauernder Prüfung, dass das Hemd mangelhaft verarbeitet wäre. Er fragte mich, ob er mir ein neues Hemd mitgeben dürfe. Ich war erfreut. Kein Ärger, flotte Bedienung - klasse. Dann fragte ich ihn, ob er nicht den Bon brauchen würde? Er sagte nur: wozu? Ich sehe, dass das Hemd neu ist, wir führen diese Marke und ich meine mich zu erinnern, Ihnen dieses Hemd sogar verkauft zu haben.
 
Ich glaube heute noch, dass er sich nicht an mich erinnerte. Aber ich war mir auch nicht sicher, ob er es nicht doch war, der mir das Hemd verkauft hat. Zumindest fand ich diese Aussage außergewöhnlich positiv. Na ja, die Folge ist, dass ich diese Geschichte schon oft erzählt habe und natürlich meine Hemden immer noch dort kaufe (übrigens auch meine Jeans, Krawatten etc.).
Und dann gibt es im Verkauf noch den Preis als Entscheidungskriterium. Glauben Sie mir, in diesem Geschäft spielt er für mich keine so große Rolle wie in anderen.

Der Verkäufer in dem Beispiel hatte eins verstanden. Das Recht ist bei Beschwerden immer aufseiten des Kunden. Aber - und das ist extrem wichtig - der Kunde hat nicht automatisch immer recht mit seiner Beschwerde, vielmehr hat er immer das Recht auf seine Beschwerde. Und die gilt es, professionell zu behandeln."
 
Mit diesem Beispiel möchte ich nicht dem alten, aus meiner Sicht häufig falsch verstandenen, Dogma "der Kunde ist König" folgen. Nein! Wenn es einen König gibt, gibt es auch Untertanen. Und wer ist schon gerne einem anderen untertan. Sehr viel zielführender ist eine partnerschaftliche Einstellung, die auf Achtung der Bedürfnisse des jeweils anderen ausgerichtet ist.
 
Die Praxis - Auch hierzu noch ein Beispiel:
 
Ein Kunde kommt in eine Sparkassenfiliale und fragt etwas erregt, ob es denn wohl sein könne, dass ihn die Sparkasse am Vortag abends um 19:25 Uhr angerufen habe. Noch dazu eine ihm nicht bekannte Angestellte, wo er doch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Filiale kenne. In der Regel erlebe ich diese Reaktion: "Oh, das tut mir leid, wenn wir Sie gestört haben sollten. Wir versuchen nur, unsere Kunden über gewisse Neuigkeiten zu informieren." Diese Aussage kombiniert mit einem leicht unterwürfigen Blick und hängenden Schultern ist natürlich eine glänzende Einladung für eine Beschwerde. Das Gefühl des Kunden "einfach nur Fragen zu wollen", wird in ein Gefühl "des-sich-berechtigt-gestört-Fühlens" gewandelt.

Hier die zweite Variante: "Ja, es ist richtig, dass wir Sie angerufen haben. Wir rufen ausgesuchte Kunden unseres Hauses an, um sie über wichtige Veränderungen oder interessante Angebote zu informieren. Wir wählen den Zeitraum zwischen 17:00 und 19:30 Uhr, weil dann die meisten Kunden erreichbar sind. Wir haben dafür extra ein zentrales Telefonteam gebildet. Das erklärt auch, warum Sie die Kollegin nicht kannten. Worum ging es denn in diesem Telefonat?" Wenn Sie jetzt auch noch sprachlich und körpersprachlich "überzeugt" wirken, wird der Kunde nur noch in den seltensten Fällen an eine Beschwerde denken.

Lesen Sie im zweiten Teil, warum Reklamationen Chancen sind und wie es um Ihre eigenen Konfliktkompetenzen bestellt ist. Der zweite Teil erscheint in ca. 4 bis 6 Wochen.


Seminartipp:

"Sie regen mich nicht auf!"
Schwierige Situationen im Service meistern

Das Wort Reklamation kommt aus dem Lateinischen und heißt soviel wie "Gegenschrei". Und das tun viele Kunden in der Situation, in der sie eine Ungerechtigkeit verspüren. Häufig kaum wahrnehmbar, ab und zu lautstark und voller Emotionen. Dabei sind Reklamationen auch ein Signal dafür, dass man Kunde bleiben will, wenngleich bisweilen unter Protest.

Wir alle kennen die Zahlen, wir alle wissen um den Wert einer gewachsenen Kundenbeziehung. Wissen, dass es um ein vielfaches teurer ist, einen Neukunden zu gewinnen, statt einen treuen Kunden zu behalten. Gerade deshalb kommt diesem Thema eine solch große strategische und auch finanzielle Bedeutung zu. In den meisten Fällen werden Reklamationen zunächst am Telefon vorgetragen. Die aufgrund dieser Kommunikationsform reduzierten Einflussmöglichkeiten auf den Kunden führen zu hohen Anforderungen an das kommunikative Geschick und die Empathie des Mitarbeiters.

Das Impuls-Seminar soll für diese besonderen Situationen im Kundenkontakt sensibilisieren und Wege aufzeigen, aus einer Reklamation eine gefestigte Kundenbeziehung zu machen.

Zielgruppe:

  • Sparkassenmitarbeiter im Sparkassen-Call-Center (In- und Outboutbound)
  • Kundenberater mit Telefonkontakten
  • Mitarbeiter mit Aufgabenstellung zur Bearbeitung von Reklamationen - Beschwerdehotline

Termine an der Westfälisch-Lippischen Sparkassenakademie Münster:

12.3.2013

Mehr Informationen...


Buchtipp:

Ganz einfach...erfolgreich telefonieren
Autor: Peter Gesser,
Deutscher Sparkassenverlag Stuttgart 2010
je € 21,29 incl. 7% MwSt.. Hier bestellen...


 

Überarbeitet und neu:

Das Modulkonzept für Inhouse-Seminare ... incl. webbasierter Aufgaben- und Kompetenzanalyse

"Ganz einfach...sich selbst managen - Selbstmanagement-Modulkonzept"

Individuelles Lernen, keine Seminarinhalte nach dem Gießkannenprinzip, maßgeschneiderte Inhalte.das sind die Anforderungen der Personalentwicklung an moderne, zeitgemäße und effiziente Wissensvermittlung. GESSER.biz hat sich schon immer diesen Anforderungen gestellt und das Thema Selbstmanagement in den letzten 15 Jahren konsequent weiter entwickelt. Die neueste Entwicklung ist der webbasierte Aufgaben- und Kompetenzcheck, der dem Lernenden eine effiziente Vorbereitung des Seminars ermöglicht. Lesen Sie mehr hier:

 

Aktuelle Termine

Termine offene Seminare 2013 in Kooperation mit der Sparkassenakademie Münster 

Titel

Zielgruppe

Dauer

Termin

 

Ganz einfach...sich selbst managen
Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement 
Führungskräfte
Mitarbeiter
2 Tage

23. - 24.9.2013

Delegieren - aber richtig!
Wege zur optimalen Teamorganisation

 

Führungskräfte
Projektleiter und Fachkräfte, mit künftigen Führungsaufgaben
1 Tag 14.10.2013 

Ganz einfach.erfolgreich telefonieren 

Telefon-Basistraining 

Agents Call-Center

Teamleiter Call-Center

2 Tage

 

15. - 16.10.2013

Bloß nicht dran vorbei gehen - Cross Selling am Servicetelefon
Telefon-Aufbautraining

Agents Call-Center
Teamleiter Call-Center

1 Tag

27.5.2013

Sie regen mich nicht auf

schwierige Situationen im SC meistern

Agents Call-Center
Teamleiter Call-Center

1 Tag

12.3.2013

Train the Trainer/Vertriebsbegleiter
Trainerausbildung mit 4 Bausteinen

 

Teamleiter
Kundenberater
Agents Call-Center
Trainer

2x2 Tage Seminar
2x0,5 Tage TaA

BS 1 4..-5.6.2013
BS 2 individuell
BS 3 5.-6.11.2013
BS 4 individuell
 
S-CCQT 2013
Die Callcenter Fachtagung
Teamleiter
Trainer 
2 Tage 28. - 29.11.2013


 

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