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| GESSER-Newsletter Delegieren...aber richtig - Teil 1 | 92/2012 | ||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Editorial Liebe Leser, "Wenn ich nicht will, dass ich was tu, dann schieb ich's einem andern zu!." Dieser Spruch aus dem Volksmund wird häufig dann zitiert, wenn über die negativen Folgen einer falsch verstandenen und schlecht ausgeübten Delegation geklagt wird. Doch Delegation ist nicht nur „zuschieben“ von Arbeit. In vielen Lehrbüchern zum Thema Führungsverhalten wird Delegation definiert als Übertragung von Aufgaben oder Tätigkeiten aus dem Funktionsbereich einer Führungskraft auf einen Mitarbeiter. Gleichzeitig mit der Arbeitsaufgabe müssen die für die Aufgabenerfüllung notwendigen Kompetenzen und die Verantwortung im fachlichen Bereich (Handlungsverantwortung) delegiert werden. Die Führungskraft behält und trägt die Verantwortung für sein Führungsverhalten (Führungsverantwortung) welches nicht delegierbar ist. Hört sich ja eigentlich ganz simpel an, doch in der Praxis führt der Umgang mit Delegationen häufig zu Stress, Unzufriedenheit und Ärger. Dieser und die folgenden Teile einer kurzen Artikelserie sollen ein paar Anstösse für einen überlegtem Umgang mit Delegationsprozessen geben. Und das ist beileibe nicht nur ein Thema für Führungskräfte...denn neben dem der delegiert gibt's es immer auch jemanden der eine Delegation entgegennimmt. Und auch der Delegationsempfänger hat Möglichkeiten den Prozess im Sinne einer besseren Effektivität zu beeinflussen. Ein weiterer Aspekt, der ebenfalls in dieser Kurzreihe thematisiert wird, ist die technische Entwicklung, die die Delegationsabläufe in den letzten Jahren stark verändert hat. Und gerade hierzu passt besonders gut die kleine Geschichte zum Abschluß des Vorwortes: „Ein Professor händigte die Unterlagen für das Abschlussexamen aus und verursachte einige Verwirrung bei den Studenten. Einer von ihnen sprang auf und rief aufgeregt: ‚Aber, Herr Professor, das sind ja die gleichen Fragen, die Sie uns bei der letzten Klausur gestellt haben!’ - ‚Stimmt’, sagte er, aber die Antworten haben sich geändert.’“ Freuen Sie sich auf die kommenden Beiträge zu einem Thema, das uns alle... Chefs und Mitarbeiter nahezu täglich berührt. Viel Spaß dabei und einen schönen Sommer wünscht Ihnen Ihr Peter Gesser | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Ursache und Wirkung - eine Woche aus dem Tagebuch einer Führungskraft Peter G. ist Geschäftsstellenleiter einer kleinen Sparkassenfiliale. Peter G. hat nicht nur Probleme mit seinem Selbstmanagement, er sucht und findet unbewusst auch nahezu jedes noch so kleine Fettnäpfchen bei der Führung seiner Mitarbeiter. Aufgrund seines initiativen und kreativen Wesens ist er ein gesuchter Gesprächspartner im Unternehmen. Das Projekt „Kundensegmentierung“, das er als Projektleiter betreut, steht kurz vor dem Abschluss. Leider hängt der Terminplan. Die projektierten Termine der Meilensteine wurden nicht eingehalten und mittlerweile drängt der Vorstand intensiv auf die Präsentation der ersten Ergebnisse. Ein kleiner Auszug aus seinem Tagebuch der letzten Woche gefällig? Mittlerweile brennt’s! Vom Vorstand hatte ich heute Morgen eine E-Mail im Posteingang. Die Präsentation muss unbedingt bis zum Ferienbeginn am 21. Juni vorliegen - letzte Fristverlängerung. Auf meinem Schreibtisch sieht es aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Das Arbeitskörbchen mit den eiligen und wichtigen Vorgängen droht schon fast umzustürzen. Eigentlich weiß ich gar nicht so recht, welcher Vorgang denn nun schon lichterloh brennt, welcher vor sich hin kokelt, anzubrennen droht oder wo durch Zeitablauf ohnehin schon alle Mühe vergebens ist. Es nutzt nichts: Ich muss mir jetzt Freiräume für das Projekt freischaufeln und die Arbeit auf meine Mitarbeiter verteilen. Mache ich ohnehin viel zu wenig. Aber letztendlich bleibt ja doch alles an mir hängen, weil immer wieder Fragen auftauchen, die nur ich beantworten kann, Entscheidungen getroffen werden müssen, die in meine Kompetenz fallen oder mir das alles nicht schnell und perfekt genug funktioniert. Mittwoch 13. Juni Gestern schon einige Aufgaben aus dem Stapel verteilt. Die Kollegen waren nicht sehr begeistert, weil im Vertrieb und im Backoffice im Moment auch schon Land unter ist. Eine Kollegin geht demnächst in Mutterschutz, zwei haben schon Urlaub, ein Kassierer ist derzeit krank und muss vertreten werden und die zwei Aushilfskräfte, die ich von der Personalentwicklung gestellt bekommen habe, haben genug damit zu tun, sich in der Geschäftsstelle zurechtzufinden. Doch was muss, dass muss. Habe mich durchgesetzt und meinem Kundenberater Herrn Gerwanski die Vorbereitung der Verkaufsmaßnahme Finanzkonzept aufs Auge gedrückt. Wurde auch Zeit. Die Liste liegt schon seit zwei Wochen in dem Stapel und muss bis Ende der Woche bearbeitet an die Organisationsabteilung versandt werden. Er hat wohl lautstark protestiert, weil er erst gerade nach dem Kundenberaterlehrgang auf diese Stelle versetzt wurde. Aber ich glaube, er muss sich erst einmal die Hörner abstoßen: Also genau die richtige Aufgabe für ihn. Er kann mich ja fragen, wenn er nicht weiter weiß. Letztendlich war ich mir doch nicht so ganz sicher, ob das auch klappen wird. Und so habe ich dieselbe Aufgabe noch einmal an Frau Mansfeld gegeben. Einer von beiden wird’s schon passend machen. Meinen Stellvertreter Paul habe ich die Vorbereitung der Beurteilungs- und Fördergespräche gegeben und die Leitung des Werbeausschusses übertragen. Auch das war nicht ganz so einfach. Er war der Meinung, dass die Ermittlung der Zielerreichung und die daraus resultierenden Konsequenzen für die Mitarbeiter eine Aufgabe sei, die nur ich machen könne, weil es hier um das Thema Führung geht. Aus diesem Grund weigere er sich, diese so wichtige Aufgabe zu übernehmen. Ich habe dann mit ihm vereinbart, dass ich nach wie vor die Verantwortung trage und meinen „Haken“ dahinter mache. Andererseits: Er ist schließlich mein Stellvertreter! Auch die Übertragung der Aufgabe „Werbeausschuss“ hat ihn verärgert, Schließlich ist die Sitzung bereits am Donnerstag und alle anderen Sitzungen hätte ich geleitet. Er hätte keine Informationen über die Absprachen und Inhalte und Protokolle gäbe es auch keine. Ich habe ihn getröstet, dass ich den stv. Vorsitzenden des Werbeausschuss bitten werde, ihn vor der Sitzung kurz ins Bild zu setzen. Ich habe da im Moment keine Zeit für. Wofür habe ich eigentlich einen Stellvertreter? Freitag, 15. Juni Paul ist stinksauer und knallt mir am Morgen die Unterlagen der Werbeausschusssitzung auf den Schreibtisch. Der stv. Vorsitzende ist gestern Abend wegen Krankheit nicht zur Sitzung gekommen (dabei fällt mir ein, dass ich auch ganz vergessen habe, ihn anzurufen). Von den Teilnehmern seien unzählige Fragen gekommen, die er nicht beantworten konnte. Er habe dagestanden, wie der letzte Depp und für so etwas habe er sich zum letzten Mal breit schlagen lassen. Ich fahre jetzt zu meiner Projektteamsitzung. Kurz bevor ich das Büro verlasse, kommen Herr Gerwanski und Frau Mansfeld auf mich zu. Noch bevor es mir gelingt, die beiden getrennt zu sprechen, spricht mich Gerwanski auf die Details der Selektionskriterien für die Maßnahme Finanzkonzept an. Aus den Augenwinkeln erkenne ich, dass Frau Mansfeld die Gesichtszüge entgleisen: „Jetzt sagen Sie nicht, wir arbeiten beide an ein und demselben Vorgang? Als wenn wir nichts Besseres zu tun haben!“ Ich bin auf den Sprung und lasse zwei recht konsterniert dreinblickende Mitarbeiter zurück. Auf dem Weg zur Hauptstelle erhalte ich ein halbes Dutzend Anrufe auf meinem Mobiltelefon. Alles Fragen zu irgendwelchen Vorgängen, die ich weitergegeben habe. Können die denn keine Entscheidungen treffen? Um alles muss man sich selber kümmern! Ich sage zu, nach der Sitzung noch in die Geschäftsstelle zu kommen. Wird aber später werden. Habe ganz vergessen, dass Freitag ist. Als ich um 19.00 Uhr etwas verspätet eintreffe, ist keiner der Kollegen mehr da. Montag, 18. Juni Frau Mansfeld hat sich krank gemeldet. Herr Gerwanski hat ein Kundengespräch nach dem anderen. Die Organisationsabteilung ruft an und fragt nach der bearbeiteten Liste zur Maßnahme. Also ist die am Freitag nicht mehr raus gegangen. Mittags erwische ich Gerwanski auf dem Flur. „Nein, die Liste ist nicht fertig, weil ich ja noch nicht die Infos zu den Selektionskriterien erhalten habe. Und überhaupt: Sie fummeln da doch wieder rein und ändern alles!“ Ich lasse mir die Liste geben und mache sie selber fertig. Mittwoch, 20. Juni Die Personalentwicklung teilt mir mit, dass sich mein Stellvertreter Paul auf eine andere Stelle im Haus beworben hat und bittet um eine kurze Stellungnahme bis heute Abend. Mit meinem Projekt komme ich einfach nicht weiter. Donnerstag, 21. Juni Mir fehlen immer noch elementare Teile meiner Präsentation. Wollte ich eigentlich gestern machen. Heute wieder laufend Störungen mit Fragen zu den Vorgängen. Muss heute dringend mit Paul wegen seiner Bewerbung sprechen. Freitag, 22. Juni Bekomme einen Anruf vom Vorstand. Man habe sich entschieden, das Projekt neu und in einem anderen Zusammenhang aufzusetzen. Ich solle die bisher erarbeiteten Ergebnisse Herrn Ossowski zukommen lassen.
Aus dieser kurzen Beschreibung können Sie einige wunderbar funktionierende Regeln* ableiten, wie Sie gute Mitarbeiter schnellstens wieder loswerden:
*In Anlehnung an: Nötges, Heinz-Josef: Anleitung zum Misserfolg 2, Deutscher Fachverlag GmbH, Frankfurt/Main, 1994, S.69ff Dabei ist dieses Verhalten nur menschlich. Dahinter stecken ganz natürliche Ängste und sehr häufig auch der eigene Anspruch an Qualität und Verantwortung :
Hat Sie diese (zugegeben für einen Newsletter etwas lange) Einfführung sensibilisiert? OK! Dann sind Sie bestimmt darauf gespannt, wie es um Ihr eigenes Delegationsverhalten bestellt ist. Ach - Sie sind Mitarbeiter einer Führungskraft und haben keine Möglichkeit zu delegieren? Doch vielleicht wollen Sie wissen, ob in Ihrem Arbeitsbereich bzw. von Ihrer Führungskraft Delegation sinnvoll ausgeübt wird? Für beide, Führungskraft und Mitarbeiter, ist ein kleiner Test geeignet, zu dem Sie der Link führt. Drucken Sie sich das Formular aus und beantworten Sie die Fragen. Als Führungskraft beantworten Sie die Fragen bitte für sich. Als Mitarbeiter beantworten Sie die Fragen bitte stellvertretend für Ihre Führungskraft. Die nächsten Folgen dieses Newsletters erscheinen in den nächsten Wochen. Lesen Sie demnächst im ...
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| Seminartipp: „Delegieren ... aber richtig!" Delegieren oder das erledige ich kurz selber? Als Führungskraft benötigen Sie viel Zeit für Ihre Führungsaufgaben und müssen Ihr Team optimal organisieren. Lernen Sie in diesem Seminar, wie Sie delegierbare Arbeiten ausfindig machen, Ihre Zeit effektiv für wesentliche Aufgaben nutzen und mehr "Führen" als "durchführen". Denn ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist Voraussetzungen für ein zielorientiertes und "stressfreies" Führen von Mitarbeitern. Termine an der Westfälisch-Lippischen Sparkassenakademie Münster: 22.10.2012 und 14.10.2013 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Buchtipp: Ganz einfach...sich selbst managen - Teil 1: Modernes Zeitmanagement individuell gestalten | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Überarbeitet und neu ab August 2012: Das Modulkonzept für Inhouse-Seminare ... incl. webbasierter Aufgaben- und Kompetenzanalyse "Ganz einfach...sich selbst managen - Selbstmanagement-Modulkonzept" Individuelles Lernen, keine Seminarinhalte nach dem Gießkannenprinzip, maßgeschneiderte Inhalte…das sind die Anforderungen der Personalentwicklung an moderne, zeitgemäße und effiziente Wissensvermittlung. GESSER.biz hat sich schon immer diesen Anforderungen gestellt und das Thema Selbstmanagement in den letzten 15 Jahren konsequent weiter entwickelt. Die neueste Entwicklung ist der webbasierte Aufgaben- und Kompetenzcheck, der dem Lernenden eine effiziente Vorbereitung des Seminars ermöglicht. Lesen Sie mehr hier: | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Aktuelle Termine Termine offene Seminare 2012 und 2013 in Kooperation mit der Sparkassenakademie Münster
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| Impressum/Impress Peter Gesser ~ Trainer, Coach, Autor E-Mail: peter.gesser@gesser.biz Inhaltlich verantwortlich gemäß §10 Abs. 3 MDStV: Peter Gesser (Anschrift w.o.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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