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| GESSER-Newsletter Delegieren...aber richtig - Teil 3 | 94/2012
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| Editorial Liebe Leser, „Geräte, die man nicht beherrscht, werden disqualifiziert. Technikfeindlichkeit erklärt sich häufig aus dem Umstand, dass man die Bedienungsanleitung nicht versteht.“ (Gabriele Henkel, Hochschulprofessorin, Uni Wuppertal) Was hat dieses Zitat denn nun mit unserem Thema Delegation zu tun? Auf den ersten Blick gar nichts. Doch wenn man genauer hinschaut, entdeckt man sehr schnell, dass die Technik den Delegationsprozess deutlich optimieren kann. Und...in vielen meiner Seminare zum Thema Selbstmanagement habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Möglichkeiten, die Lotus Notes oder Microsoft Outlook an dieser Stelle bieten, gar nicht bekannt sind. Die technischen Potenziale also gar nicht genutzt werden, weil sie einfach nicht bekannt sind. Ach so! Sie nutzen bereits Ihr Aufgabensystem, um den Delegationsprozess effizienter zu gestalten? OK - Dann können Sie diese E-Mail getrost löschen. Wenn nicht, dann lohnt sich auf jeden Fall der Blick in den Newsletter und auf den Bildschirm Ihres Rechners. Lesen Sie im dritten Teil, wie Sie die Regel "Schriftlichkeit" mit den technischen Hilfen einfach umsetzen können und wie Lotus Notes oder MS Outlook Ihr Delegationscontrolling optimiert. Und wenn Sie sich u.a. mit der Aufgabenplanung noch vertrauter machen wollen: Am 13. + 14.9.2012 wird das Thema Aufgabenplanung im Rahmen des Seminars Selbstmanagement an der Sparkassenakademie in Münster intensiv behandelt. Es sind noch einige wenige Plätze frei. Viel Spaß dabei und einen schönen Restsommer wünscht Ihnen Ihr Peter Gesser | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Delegation unter Lotus Notes Lotus Notes kann die Effizienz einer Delegation deutlich erhöhen. Ein Grundsatz lautet: Mitarbeiter können nur das tun, was die Führungskraft gesagt, nicht aber, was sie gedacht hat. Daraus folgt, dass eine klare Definition des Auftrages notwendig ist. Und klar ist eine Definition meist dann, wenn sie schriftlich formuliert wurde. Diesem Grundsatz der „Schriftlichkeit“ können Sie mit Lotus Notes einfach folgen. Im Teil 1 meiner Selbstmanagement-Buchreihe wurde das Thema Aufgabenerfassung unter Lotus Notes eingehend behandelt. Wer bisher mit diesem Thema keine Erfahrungen hat, sei die Lektüre empfohlen. Vielleicht reicht für Sie aber auch schon der Blick in die Leseprobe zum Buch, die Sie auf den Infoseiten meines Verlages www.ganz-einfach.info finden. Nachfolgend sind die speziellen Arbeitsschritte zur Erfassung und Verwaltung von delegierten Aufgaben erläutert. Erfassung einer Delegation in der Aufgabenplanung
Wenn Sie den Überblick über eigene und delegierte Aufgaben einfach und schnell erhalten wollen, bietet sich die Aufgabenplanung unter Lotus Notes als Hilfe geradezu an. Die Aufgabenplanung unter Lotus Notes kennt die Funktion „Wer“. (1) Eine Aktivierung dieser Schaltfläche bewirkt, dass aus einer "persönlichen" Aufgabe ein Gruppenaufgabeneintrag wird. Sobald Sie die Markierung in dem Feld angebracht haben, ändern sich auch die Detaillierung Ihrer Eingabemaske. (2) In das neue Feld „Beauftragter“ können Sie jetzt den Delegationsempfänger eintragen. Ein Klick auf das unterstriche Feld „Erforderlich“ öffnet ein weiteres Kontextmenu, aus dem Sie die E-Mail-Adresse des Delegationsempfängers für das Feld aus Ihrem Adreßbuch auswählen können. (3) In dem Feld „Beschreibung“ können Sie alle erforderlichen Informationen zur delegierten Aufgabe erfassen. Darüber hinaus ist es Ihnen möglich, die zur Bearbeitung der Aufgabe nötigen Dateien an die Aufgabe anzuhängen. (4) Ein Klick auf den Button „Speichern und Zuweisungen senden“ bewirkt, dass die delegierte Aufgabe als E-Mail an den Delegationsempfänger versandt wird. Nach Annahme der Delegation wird die Aufgabe in der Aufgabenliste des Delegationsempfängers geführt und kann von dort aus weiter bearbeitet werden. Eine Kopie der delegierten Aufgabe verbleibt mit Nennung des Delegationsempfängers in Ihrer Aufgabenliste. Hat der Delegationsempfänger die Aufgabe abgeschlossen, so erhält der Delegierende ebenfalls eine Mitteilung.
Delegation unter Outlook Unter Microsoft Outlook erstellen Sie eine delegierte Aufgabe, indem Sie den Menupunkt „Aufgabe zuordnen“ (unter Outlook 2010 "Aufgabe zuweisen") anklicken. Sie finden diese Programmoption entweder in der Symbolleiste „Standard“ oder im Menu unter „Aktionen“. Wenn Sie die Aktion auslösen, erscheint ähnlich wie bei einer E-Mail eine zusätzliche Zeile, in der Sie den Delegationsempfänger eintragen können. Darüber hinaus können Sie zwei zusätzliche Felder mit Haken kennzeichnen. Ein Haken unter „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“ bewirkt, dass die Aufgabe als delegiert in Ihrer Aufgabeliste weitergeführt wird. Ein Haken in dem Feld „Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist“ hält Sie über den Status auf dem Laufenden. Ergänzend hat der Delegationsempfänger jederzeit die Möglichkeit, über die Menufunktion „Aktionen“ und „Statusbericht senden“ Ihre Aufgabenkopie automatisch auf den neuesten Stand zu bringen. Alle Ergänzungen, die er zwischenzeitlich vorgenommen hat, und der aktuelle Bearbeitungsstand werden in diesem Fall per E-Mail an die Führungskraft übermittelt und mit der Kopie in der Aufgabendatenbank synchronisiert. Die nächsteFolge dieses Newsletters und die letzte Folge zum Thema Delegation erscheint in den nächsten Wochen. Lesen Sie demnächst im ...
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| Seminartipp: „Delegieren ... aber richtig!" Delegieren oder das erledige ich kurz selber? Als Führungskraft benötigen Sie viel Zeit für Ihre Führungsaufgaben und müssen Ihr Team optimal organisieren. Lernen Sie in diesem Seminar, wie Sie delegierbare Arbeiten ausfindig machen, Ihre Zeit effektiv für wesentliche Aufgaben nutzen und mehr "Führen" als "durchführen". Denn ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist Voraussetzungen für ein zielorientiertes und "stressfreies" Führen von Mitarbeitern. Termine an der Westfälisch-Lippischen Sparkassenakademie Münster: 26.11.2012 und 14.10.2013 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Buchtipp: Ganz einfach...sich selbst managen - Teil 1: Modernes Zeitmanagement individuell gestalten | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Überarbeitet und neu ab August 2012: Das Modulkonzept für Inhouse-Seminare ... incl. webbasierter Aufgaben- und Kompetenzanalyse "Ganz einfach...sich selbst managen - Selbstmanagement-Modulkonzept" Individuelles Lernen, keine Seminarinhalte nach dem Gießkannenprinzip, maßgeschneiderte Inhalte…das sind die Anforderungen der Personalentwicklung an moderne, zeitgemäße und effiziente Wissensvermittlung. GESSER.biz hat sich schon immer diesen Anforderungen gestellt und das Thema Selbstmanagement in den letzten 15 Jahren konsequent weiter entwickelt. Die neueste Entwicklung ist der webbasierte Aufgaben- und Kompetenzcheck, der dem Lernenden eine effiziente Vorbereitung des Seminars ermöglicht. Lesen Sie mehr hier: | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Aktuelle Termine Termine offene Seminare 2012 und 2013 in Kooperation mit der Sparkassenakademie Münster
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| Impressum/Impress Peter Gesser ~ Trainer, Coach, Autor E-Mail: peter.gesser@gesser.biz Inhaltlich verantwortlich gemäß §10 Abs. 3 MDStV: Peter Gesser (Anschrift w.o.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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