• Delegieren Sie so früh wie möglich. Entscheiden Sie frühzeitig und nicht erst „fünf vor zwölf“.
  Wählen Sie einen Mitarbeiter, der noch freie Kapazitäten hat bzw. dessen Aufgabe eine niedrige Priorität besitzen.
• Vergewissern Sie sich, ob der Mitarbeiter bereit ist, die von Ihnen delegierte Aufgabe zu übernehmen,
• Delegieren Sie nicht ein und dieselbe Aufgabe mehrmals, damit Sie „auch bestimmt ausgeführt wird“.
• Sagen Sie dem Mitarbeiter, ob es sich um eine einmalige Delegation oder um eine Delegation auf Dauer handelt.
• Weisen Sie den Mitarbeiter genau in die Aufgabe ein.
• Instruieren Sie den Mitarbeiter präzise und vollständig.
• Vergessen Sie nicht: Der Mitarbeiter kann nur das tun, was Sie gesagt, nicht aber, was Sie gedacht haben.
• Erteilen Sie den Auftrag, falls nötig, schriftlich.
• Bei umfangreichen Projekten vereinbaren Sie "Meilensteingespräche" zur Berichterstattung.
• Geben oder verschaffen Sie dem Mitarbeiter Zugang zu allen zur Ausführung notwendigen Informationen (keine "Giftschränke" aufstellen).
• Lassen Sie den Mitarbeiter nicht darüber im Unklaren, dass er für diese Tätigkeit auch die Verantwortung übernimmt (aber auch "Lorbeeren" ernten lassen).
• Vermeiden Sie, ohne dringenden Grund die Delegation zu durchbrechen.
• Geben Sie zu verstehen, dass Sie bei Ausführungsschwierigkeiten mit Rat und Tat zur Seite stehen. Vereinbaren Sie hierzu Sprechzeiten.

Delegierbar sind Aufgaben der Prioritätenklasse B und C.

Nicht delegierbar sind:

• Aufgaben, die nach meinen eigenen Aufgabenranking die Priorität A haben (i.d.R. die wichtigsten 15%, gemessen am Gesamtvolumen meiner Aufgaben sowie Aufgaben, die für die Erreichung meiner persönlichen Zielsetzungen besonders wichtig sind).
• Alle Aufgaben die mit meiner Führungsaufgabe im Zusammenhang stehen (Zielvereinbarungsgespräche, Kritikgespräche)
• Aufgaben von großer Tragweite und mit hohem Risikoanteil.
• Akute, eilige Aufgaben, die keine Zeit für Erklärungen und Überprüfungen zulassen.
• Streng vertrauliche Aufgaben.

Hilfreich ist eine Vorbereitung des Delegationsprozesses durch eine einfache Analyse und Definition der zu delegierenden Aufgabe anhand der nachfolgenden Schlüsselfragen:

Delegationscheck

• Was...?
  Beschreiben Sie die Aufgabe in klaren, nachvollziehbaren Formulierungen. Was ist alles zu tun? Welches Ziel wird angestrebt? Welche Teilaufgaben ergeben sich aus der Aufgabenformulierung? Welche Schwierigkeiten sind vielleicht zu erwarten?
• Wer...?
  Wer ist beteiligt? Wer soll mitwirken, Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
• Warum...?
  Welches Ziel wird mit der Erledigung der Aufgabe verfolgt? Was passiert (Konsequenzen), wenn die Aufgabe nicht, unvollständig oder verändert durchgeführt wird?
• Wann…?
  Wann soll mit der Aufgabe begonnen werden? Gibt es Zwischenschritte? In welchen Zeitabständen oder bei Eintritt welcher Ereignisse will ich informiert werden? Wann möchte ich Zwischenberichte (Meilensteine) erhalten? Wann muss die Aufgabe spätestens fertig gestellt sein?
• Wie...?
  Wie soll vorgegangen werden? Was ist bei Durchführung zu beachten? Gibt es besondere Verfahren, die angewendet werden sollen? Wer ist zu informieren? Welches Budget steht zur Verfügung?
• Womit...?
  Welche Hilfen werden benötigt? Welche Unterlagen und Informationen werden benötigt?
  Nicht alle Fragen müssen vollständig und umfangreich geklärt werden.

Je nach Kompetenz und Erfahrung des Mitarbeiters kann ich auf die Beantwortung (insbesondere der letzten beiden Fragen) verzichten und ihm die Entscheidung über Vorgehen und Durchführung überlassen.

• ...3. Teil, wie Sie Lotus Notes oder Microsoft Outlook bei der Delegation zielführend einsetzen können.
• ...4. Teil, wie Sie als Delegationsempfänger zielführend und stressfrei agieren.

Termine offene Seminare 2012 und 2013 in Kooperation mit der Sparkassenakademie Münster